Archivio di Stato di Pordenone

L'Archivio di Stato di Pordenone fornisce un servizio gratuito di orientamento archivistico a distanza. Il richiedente deve qualificarsi specificando l'oggetto della ricerca, le motivazioni per cui la si presenta e lo scopo per cui verranno utilizzate le informazioni ottenute. Gli archivisti forniranno informazioni generali sui fondi, sulle serie e sulle sottoserie pertinenti all'ambito di interesse indicando gli strumenti di corredo disponibili e i percorsi di approfondimento consigliati.

È attivo inoltre un servizio di ricerche per corrispondenza a pagamento, che offre la possibilità di richiedere tramite la piattaforma Sala Studio agli archivisti di effettuare ricerche documentali per proprio conto, senza recarsi personalmente presso l’Istituto. Questo servizio è disciplinato dal Regolamento del servizio di ricerche per corrispondenza dell'Archivio di Stato di Pordenone.

L'utente che sia interessato a fruire di tale servizio può inoltrare una Richiesta da remoto accedendo alla piattaforma Sala Studio, iscrivendosi all’Archivio di Stato di Pordenone, e cliccando Crea una nuova richiesta. È necessario specificare il motivo della richiesta e, nel campo Testo della notifica, inserire tutti gli elementi conoscitivi utili disponibili ai fini dell'individuazione della documentazione o dell’informazione richiesta quali:

• nominativi;
• riferimenti cronologici e territoriali;
• dati catastali;
• estremi di procedimenti amministrativi;
• uffici produttori;
• tipologie documentarie;
• eventi o circostanze correlate;
• nonché ogni altra informazione idonea a circoscrivere l'ambito della ricerca.

L'Istituto valuta la fattibilità delle richieste entro 30 giorni lavorativi. In esito a tale valutazione:

- se la richiesta è ammissibile: l'Istituto invia al richiedente una notifica di accettazione contenente il preventivo calcolato sulla stima delle ore/uomo necessarie per lo svolgimento della ricerca, una dichiarazione esplicita sullo stato degli strumenti di corredo del fondo e sull'eventuale incertezza dell'esito, e provvede inoltre a emettere l’avviso di pagamento erogabile attraverso la piattaforma PagoPA. Il richiedente riceve la notifica sulla propria Dashboard nella piattaforma Sala Studio e può così procedere al pagamento cliccando sull’icona del carrello. Acquisita la copia della ricevuta di pagamento, il servizio è da considerarsi attivato. Il personale archivistico verifica l'esistenza di un documento o delle informazioni richieste, ne individua la posizione e procede al loro recupero, fornendo una risposta circostanziata. Il servizio si sostanzia nell’effettuazione di ricerche documentarie non meramente esecutive, richiedenti l'individuazione preliminare dei documenti, l'esame di unità archivistiche o la ricostruzione di informazioni non immediatamente reperibili sulla base degli elementi forniti dal richiedente. L’esito della ricerca sarà inoltrato attraverso la piattaforma Sala Studio;

- se la richiesta non è ammissibile: l'Istituto ne comunicherà l’esito negativo tramite la piattaforma Sala Studio, allegando una notifica contenente la motivazione e offrendo, ove possibile, un orientamento archivistico gratuito.

L'esito della ricerca, determinato anche dall'eventuale lacunosità o illeggibilità delle singole unità documentarie e dalle condizioni di conservazione delle stesse nonché dallo stato degli strumenti di corredo a disposizione, può essere negativo. In tal caso, l'Istituto rilascia una comunicazione attestante l'avvenuto svolgimento della ricerca e il mancato reperimento della documentazione richiesta sulla base degli elementi forniti dall'utente e delle verifiche effettuate. L'esito negativo della ricerca non costituisce attestazione dell'inesistenza assoluta della documentazione richiesta, ma dà conto del mancato reperimento della stessa nell'ambito delle serie archivistiche e delle unità documentarie esaminate.

La ricerca sarà evasa nel termine massimo di 30 giorni. Per le ricerche da effettuarsi su fondi conservati presso depositi esterni, il termine è invece di 180 giorni dall’acquisizione della ricevuta di pagamento.

LE TARIFFE

Il costo della ricerca deve corrispondersi anticipatamente, a seguito di preventivo inviato dall’Archivio di Stato. Il preventivo sarà predisposto sulla base della stima delle ore/uomo necessarie per dare il riscontro richiesto. Il rimborso spese è fissato in euro 50,00 per ogni ora di attività di ricerca. Le frazioni di ora sono computate per 30 minuti e, dunque, il rimborso non sarà inferiore ad euro 25,00. L'importo non è rimborsabile in caso di esito negativo della ricerca. I casi di esenzione sono dettagliati nell'Art. 4 – Rimborso spese e modalità di pagamento del citato Regolamento.

CONDIZIONI ED ESCLUSIONI

La richiesta di ricerca per corrispondenza è ammessa a condizione che:

- l'oggetto della ricerca sia ben definito e circostanziato;

- il fondo oggetto di ricerca disponga di strumenti di corredo (inventari, rubriche, banche dati, elenchi di consistenza) che consentano di circoscrivere ragionevolmente l'indagine;

- la documentazione sia liberamente consultabile ai sensi degli artt. 122 ss. del d.lgs. 42/2004.

Per assenza o insufficienza degli strumenti di ricerca esistenti, non sono in ogni caso ammesse richieste di ricerche per corrispondenza sui seguenti fondi:

• Prefettura di Pordenone (1836-1999) escluse le serie Affari di culto, Cementi armati e Vajont;
• Amministrazione per le Attività Assistenziali Italiane e Internazionali A.A.A.I.I. (1965-1977);
• Cassa mutua di malattia coltivatori diretti (1978-1982);
• Ispettorato provinciale del lavoro (1925-1975);
• Commissione distrettuale [per le controversie tributarie] di Pordenone (1966-1973);
• Nanni Nico. Manifesti e locandine (1960 ca - 1995 ca);
• Istituto nazionale per l'assicurazione contro le malattie - INAM. Ufficio provinciale di Pordenone (1977-1982).

Non sono ammesse richieste generiche o troppo estese, né ricerche su fondi privi di qualsiasi strumento di corredo. In tali casi, l'Istituto fornisce un orientamento archivistico gratuito e invita l'utente alla consultazione diretta dei documenti.

In ogni caso, la ricerca per corrispondenza non può comportare la lettura e la trascrizione integrali, la scelta discrezionale, l’interpretazione o la rielaborazione di documenti per conto del richiedente.

LEGGI IL REGOLAMENTO COMPLETO