Archivio di Stato di Pordenone

INFORMATIVA SU PRIVACY E TRATTAMENTO DI DATI PERSONALI

ai sensi dell’art.13 del Regolamento Europeo 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati personali (di seguito GDPR) e in relazione ai dati personali di cui l’Archivio di Stato di Pordenone entra nella disponibilità con la modulistica dell’Istituto, con la corrispondenza cartacea e telematica (PEO e PEC istituzionali), con la consultazione del sito web istituzionale dello stesso e con l'iscrizione alla newsletter istituzionale tramite i form online e cartacei.

Base giuridica del trattamento

Regolamento Europeo 2016/679, art. 13

Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica (Gazzetta Ufficiale n. 12 del 15 gennaio 2019)

D.Legs 196/2003 Codice in materia i protezione dei dati personali, art. 2-quater c.4

D.Lgs 42/2004 Codice dei beni culturali e del paesaggio

Regio Decreto 2 ottobre 1911 n. 1163, Regolamento per gli Archivi di Stato

Titolare del trattamento dei dati
Il Titolare del trattamento dei dati personali è il Ministero della cultura, Via del Collegio Romano 27, 00186 – Roma, Telefono dell’Ufficio relazioni con il pubblico: 0667235338 - 0667235339 – 0667235340
E-mail: urp@cultura.gov.it

Responsabile del trattamento dei dati
Il Responsabile del trattamento dei dati è l’Archivio di Stato di Pordenone e per esso il Direttore che può essere contattato ai seguenti recapiti: tel. 0434-364356, PEO: as-pn@cultura.gov.it; PEC: as-pn@pec.cultura.gov.it.

Responsabile della protezione dei dati
Il MiC, Ministero della cultura, ha provveduto a nominare, ai sensi dell'art. 37 del Regolamento (UE) 2016/679 “Regolamento generale sulla protezione dei dati” (di seguito anche “GDPR”), il Responsabile della Protezione dei Dati (RPD o DPO - Data Protection Officer) contattabile ai seguenti indirizzi: Ministero della Cultura – Responsabile della Protezione dei dati personali, Via del Collegio Romano, 27, 00186 - Roma, e-mail: PEO: rpd@pec.cultura.gov.it, PEC: rpd@pec.cultura.gov.it.

Soggetti autorizzati a trattare i dati
Il trattamento dei dati personali da parte del Titolare viene svolto solo da personale dell'Archivio di Stato di Pordenone, appositamente formato.

Finalità del trattamento dei dati personali
Il Trattamento è finalizzato a:

• garantire la sicurezza della documentazione conservata dall’Archivio di Stato di Pordenone;

• garantire la sicurezza degli utenti (ad esempio, in caso di evacuazione dell’edificio per un’emergenza);

• mantenere memoria dell’impegno, che l’utente sottoscrive, a rispettare le Regole deontologiche per il trattamento ai fini di archiviazione nel pubblico interesse o per scopi di ricerca storica e delle altre dichiarazione effettuate nei moduli dell'Archivio di Stato di Pordenone;

• conoscere le tipologie di utenza e i relativi interessi di ricerca, per ottimizzare i nostri servizi.

Tutti i dati personali comunicati dai soggetti interessati sono trattati per adempimenti connessi alla prestazione dei servizi richiesti dall’utente o per finalità funzionali all'attività di valorizzazione e promozione dei servizi e del Patrimonio dell'Archivio, come di seguito illustrato:

A) Finalità connesse alla prestazione dei servizi:
• per l’accesso all’Istituto, a garanzia della salvaguardia della persona in caso di incendi e/o calamità;

• per l’accesso alle sale di studio, a garanzia della sicurezza della documentazione conservata dall’Archivio di Stato di Pordenone;

• per l’accesso alla ricerca storica attraverso l’inserimento in anagrafiche e/o in piattaforme informatiche utilizzate per la ricerca e la fruizione;

B) Finalità funzionali alle attività di valorizzazione e di promozione:
• rilevazione del grado di soddisfazione sulla qualità dei servizi offerti;

• rielaborazione dei database informatici dell’ASPN in relazione alla tipologia di utente, tipologia di ricerca e fascia di età, per orientare meglio i propri servizi;

• finalità di informazione e promozione, quali nuove iniziative, eventi, progetti e/o comunicazione di nuovi servizi;

• condurre campagne informative su attività in corso o in progetto e/o avviare collaborazioni;

•  comunicazioni mirate a categorie diversificate di utenza per informazioni di carattere scientifico via mail.

• per la richiesta di iscrizione alla newsletter dell’Archivio di Stato di Pordenone.

Conferimento dei dati e conseguenze in caso di mancato assenso al trattamento
Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui al precedente paragrafo lettera A è necessario per consentire l’erogazione e la gestione dei servizi, l’eventuale rifiuto di conferire tali dati personali comporterà l’impossibilità di ottenere l’accesso e la consultazione della documentazione conservata dall’ASPN.

Con riferimento alle finalità del trattamento di cui al precedente paragrafo lettera B l’assenso al trattamento dei dati è facoltativo. Il mancato assenso non comporterà alcuna conseguenza sulla possibilità di ricevere i servizi richiesti ed implicherà esclusivamente le conseguenze di seguito descritte:

– l’impossibilità per l’ASPN di procedere all’effettuazione di statistiche aggregate e anonime al fine di monitorare e migliorare i servizi offerti;
– l’impossibilità di ricevere comunicazioni, informative da parte dell’ASPN in relazione alle proprie iniziative.

Dati personali oggetto del trattamento
• Dati di navigazione: i sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito web acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell'uso dei protocolli di comunicazione di Internet (indirizzo IP). Si tratta di informazioni che non sono raccolte per essere associate a interessati identificati, ma che per loro stessa natura potrebbero, attraverso elaborazioni ed associazioni con dati detenuti da terzi, permettere di identificare gli utenti. Tali dati vengono altresì utilizzati in misura strettamente necessaria e proporzionata per garantire la sicurezza delle reti e dell'informazione, vale a dire la capacità di una rete o di un sistema d'informazione di resistere, a un dato livello di sicurezza, a eventi imprevisti o atti illeciti o dolosi che compromettano la disponibilità, l'autenticità, l'integrità e la riservatezza dei dati personali conservati o trasmessi e la sicurezza dei relativi servizi offerti o resi accessibili tramite tali reti e sistemi.

• Dati forniti volontariamente dall'utente: la compilazione facoltativa, esplicita e volontaria della modulistica dell'Istituto e del form online e cartaceo per l'iscrizione alla newsletter nonché l''invio, altrettanto facoltativo, esplicito e volontario di posta elettronica agli indirizzi indicati su questo sito, comportano la successiva acquisizione dell'indirizzo del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella mail e nei moduli per l'erogazione dei servizi dell'Istituto e per le finalità di valorizzazione e promozionali. Si assicura, che tale trattamento sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della riservatezza come indicato nel decreto legislativo 196/03. Specifiche informative di sintesi verranno progressivamente riportate o visualizzate nelle pagine dei siti predisposte per particolari servizi a richiesta.

• Cookie: i cookie sono brevi frammenti di testo (lettere e/o numeri) che permettono al server web di memorizzare sul client (il browser) informazioni da riutilizzare nel corso della medesima visita al sito (cookie di sessione) o in seguito, anche a distanza di giorni (cookie persistenti). I cookie vengono memorizzati, in base alle preferenze dell’utente, dal singolo browser sullo specifico dispositivo utilizzato (computer, tablet, smartphone).

Comunicazione e diffusione dei dati
I dati personali che i soggetti interessati hanno volontariamente comunicato ai nostri uffici non saranno in alcun modo diffusi.

I dati personali degli interessati, qualora fosse necessario, potranno essere comunicati:

• a tutti i soggetti cui la facoltà di accesso è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi;

• a tutti quei soggetti pubblici e/o privati, persone fisiche e/o giuridiche (studi di consulenza legale, amministrativa e fiscale, Uffici Giudiziari, Camere di Commercio, Comune di Pordenone, ecc.), qualora la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento dell’attività istituzionale e nei modi e per le finalità sopra elencate;

• istituti bancari per la gestione d’incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione dei contratti. (In questi casi saranno comunicati esclusivamente i dati essenziali, e non eccedenti, rispetto alle finalità per le quali sono comunicati).

Modalità del trattamento
Il trattamento riguarda le seguenti tipologie di dati personali: dati identificativi, dati inerenti l’istruzione/ il lavoro ed eventuali dati bancari. Esso avviene utilizzando sia supporti cartacei che informatici con l’osservanza di ogni misura cautelativa, al fine di garantire la sicurezza e la riservatezza. I dati saranno altresì gestiti e protetti in ambienti il cui accesso è sotto costante controllo. In particolare, saranno adottate tutte le misure tecniche, informatiche, organizzative, logistiche e procedurali di sicurezza, in modo che sia garantito il livello idoneo di protezione dei dati previsto dalla legge, consentendo l’accesso alle sole persone incaricate del trattamento designate. I dati personali sono trattati con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti. Specifiche misure di sicurezza sono osservate per prevenire la perdita dei dati, usi illeciti o non corretti ed accessi non autorizzati.

Luogo e destinatari del trattamento
I dati personali sono trattati presso la sede del Titolare o dei Responsabili con strumenti automatizzati per il tempo strettamente necessario a conseguire gli scopi per cui sono stati raccolti, nel rispetto delle regole di riservatezza e di sicurezza previste dalla normativa vigente. Nessun dato viene diffuso. I dati personali forniti dagli utenti sono utilizzati al solo fine di eseguire il servizio e sono eventualmente comunicati ad altro personale autorizzato al trattamento all’interno del MiC o ad altri soggetti pubblici o privati nel solo caso in cui ciò sia imposto dagli obblighi di legge.

Diritti dell’interessato
In relazione al trattamento dei dati personali, l’utente ha diritto di chiedere:

• l’accesso: può chiedere conferma che sia o meno in essere un trattamento di dati che lo riguardano, oltre a maggiori chiarimenti circa le informazioni di cui alla presente Informativa, nonché di ricevere i dati stessi, nei limiti della ragionevolezza (art. 15 GDPR);

• la rettifica: può chiedere di rettificare o integrare i dati che ha fornito o comunque in nostro possesso, qualora inesatti (art. 16 GDPR);

• la cancellazione: può chiedere che i suoi dati acquisiti o trattati, vengano cancellati, qualora non siano più necessari alle nostre finalità o laddove non vi siano contestazioni o controversie in essere, in caso di revoca del consenso o sua opposizione al trattamento, in caso di trattamento illecito, ovvero qualora sussista un obbligo legale di cancellazione (art. 17 GDPR);

• la limitazione: può chiedere la limitazione del trattamento dei suoi dati personali, quando ricorre una delle condizioni di cui all’art. 18 del GDPR; in tal caso, i dati non saranno trattati, salvo che per la conservazione, senza il consenso dell’utente fatta eccezione per quanto esplicitato nel medesimo articolo al comma 2.

• la portabilità: può chiedere di ricevere i suoi dati, o di farli trasmettere ad altro titolare indicato dall’utente, in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico (art. 20 GDPR).

• effettuare reclamo ai sensi dell’art. 77 del GDPR all’autorità di controllo competente in base alla sua residenza abituale, al luogo di lavoro oppure al luogo di violazione dei suoi diritti (per l’Italia è competente il Garante della protezione dei dati personali).

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta al Titolare, ai recapiti riportati nella presente informativa. Le richieste relative all’esercizio dei diritti dell’utente saranno evase senza ingiustificato ritardo e, in ogni modo, entro un (1) mese dalla domanda; solo in casi di particolare complessità e del numero di richieste, tale termine potrà essere prorogato di ulteriori 2 (due) mesi.

Periodo di conservazione dei dati
I dati personali verranno conservati per il lasso di tempo strettamente necessario al perseguimento delle specifiche finalità del trattamento per le quali l’utente ha manifestato il suo consenso e, nello specifico:

• per le finalità indicate alla citata lettera A del paragrafo “Finalità del trattamento dei dati personali” per il tempo necessario all’adempimento delle missioni istituzionali e in ogni modo, per il tempo in cui si renda necessaria per finalità di ricerca storica e/o statistica o per altre finalità previste da norme di legge o regolamento e comunque non oltre i termini fissati dalla legge per la prescrizione dei diritti personali;

• per le finalità indicate alla citata lettera B del paragrafo “Finalità del trattamento dei dati personali”, fino alla esplicita manifestazione di dissenso all’uso da parte dell’utente, che potrà in ogni caso chiedere la cancellazione alla mailing list utilizzando l'apposito modulo predisposto dall'Archivio di Stato di Pordenone.

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