Gli Archivi di Stato esercitano la funzione di sorveglianza sugli archivi prodotti e conservati presso gli uffici dello Stato, ai sensi del DPR 8 gennaio 2001, n. 37 e D. Lgs 22 gennaio 2004, n. 42 art. 41.
Ogni ufficio statale (se il territorio di competenza non è inferiore alla provincia) ha l'obbligo di istituire una Commissione di sorveglianza sul proprio archivio. La Commissione è un organo collegiale misto, formato da quattro componenti: due funzionari dell'ufficio di appartenenza, uno dell'Archivio di Stato e uno del Ministero dell'Interno. La composizione della Commissione riflette i diversi interessi e punti di vista in riguardo ai documenti; il rappresentante dell'Archivio di Stato, in particolare, prende in considerazione le esigenze della loro conservazione come fonti per la ricerca storica.
Le Commissioni, attraverso periodiche riunioni, hanno il compito di:
a) vigilare sulla corretta tenuta degli archivi correnti e di deposito;
b) collaborare alla definizione dei criteri di organizzazione, gestione e conservazione dei documenti;
c) proporre la selezione dei documenti (nessun versamento può essere ricevuto se non sono state effettuate le operazioni di selezione);
d) curare i versamenti agli Archivi di Stato per gli affari esauriti da oltre 30 anni;
e) identificare gli atti di natura riservata.
Il momento della selezione è uno dei momenti cruciali nella vita di un archivio perché con essa si definisce la fisionomia del fondo documentario che confluirà, attraverso il versamento, presso gli Archivi di Stato. La selezione, o scarto archivistico, si basa su appositi massimari di conservazione (elenco delle tipologie delle serie con la previsione dei tempi massimi di conservazione), quando questi siano stati predisposti dalle Amministrazioni competenti; negli altri casi la Commissione ricorre al giudizio dei membri e alla prassi.
Il ruolo della Commissione è quindi quello di vigilare sulle fasi di formazione del documento e di sedimentazione dell'archivio anche in linea con gli obiettivi di efficienza e di contenimento della spesa da parte della pubblica amministrazione. L'archivista fornisce pertanto all'interno della Commissione le proprie competenze tese ad evitare che al momento del versamento la documentazione arrivi pregiudicata, dal punto di vista sia fisico che logico, dalla mancanza di cura archivistica.
